Excel を方眼用紙のように使うのはアリか無しか?こんな時に便利な「図のリンク貼り付け」

タイトル

Excel で議事録を作ってる会社って多いですね。

私はパソコンインストラクターをやっていた時にExcel に出会ったので、
最初の数年間は教科書通りの使い方しか知りませんでした。

インストラクターを卒業してパソコン事務に転職しましたが、
その時に見た、Excel を方眼用紙のようにして作った議事録に衝撃をうけました。

これについては、今でもネット上でいろいろ議論が交わされているようですので、
私もちょっとそれに乗っかってみようと思います。

よろしければお付き合いください。

 

 

私がExcel 方眼紙に衝撃を受けたわけ

Excel は、そもそも表計算ソフトです。
だからと言って必ずしも計算式を入力する必要はないですが、
少なくとも集計するために使うことを前提に作られています。

そのさまざまな集計機能を使うためには、
1つのセルに1つのデータを入力します。

インストラクター時代、そういうExcel ファイルしか見たことがありませんでした。

 

Excel で議事録を作るということは、
一つのセルに『文章』という名のたくさんの文字列が入ります。

その文字列は、計算されるわけでもなく
集計されることもありません。

 

Excel の機能を使わない資料を、
なんでExcel で作る必要があるの?

 

と思ってしまったわけです。

今は慣れたので「いつも使って慣れているソフトがいいのかな」ぐらいですが、
それでもいろいろ使い勝手が悪そうだなぁとは思います。

 

 

「こんなとき困るよね」の代表的な例

ちょっと説明用にExcel で作ってみました。
議事録でいい例が見つからなかったので、営業日誌をサンプルにしています。

 

営業日誌

 

これでもうフォーマットが決まっているのなら、
この形で使い続けても特に問題はないと思います。

 

困るのがフォーマットの変更時です。

例えば、このフォーマットの「達成率」の右側に
「前月比」を追加することになったとします。

 

「計画」~「達成率」そして「前月比」までは
今回の場合同じ幅の方がきれいです。

そして一番上の「日付」~「備考」までは一直線で揃えているので
こちらも揃えた方が見栄えが良いです。

 

・・・で、作り変えたのがこちらです。

 

営業日誌に前月比追加

 

「計画」~「前月比」までを同じ幅にすると、
セルの個数が合わず取引記録より下と合わなくなってしまいました。

こんなことが頻繁に起こるようなら、
Excel ではなくWord で作った方が修正が楽です。

 

 

それでもExcel で作りたい時は『図のリンク貼り付け』

こういう場合、「タイトル」~「販売点数」までと
「取引記録」以降が分かれていたらいいのにな・・・と思いませんか?

 

「販売点数」までと、「取引記録」以降の列幅を変えることができれば
うまく合わせることができそうです。

こんな時に便利なのが『図のリンク貼り付け』です。

図のリンク貼り付け

 

 

列幅が違う表の合わせ方

まず今作っている表を「タイトル」~「販売点数」までと
「取引記録」以降の列を別にします。
もしくは別シートとします。

 

上部クリア

 

 

上の部分に「前月比」を追加し、列幅を調整しておきます。

 

前月比追加

 

できたら「タイトル」~「販売点数」までをコピーして
取引記録の上に貼り付けるのですが、
この時に「リンクされた図」を選択して貼り付けます。

すると、このように列幅が違っても横幅をうまく揃えることができました。

 

前月比追加

 

 

リンク」されていますので、
もし「前月比」を「前年度比」に変更しても大丈夫。
貼り付け先も、ちゃんと更新されます。

コピー元

 

貼り付け先

 

 

まとめ

いかがでしょうか。

今回は列幅が違うパーツを合わせてみましたが、
もちろん行の高さが違う表を横並びで表示したいという場合にも使えます。

Excel はセル単位で入力するようになっているため、
どうしても列幅・行高に左右されてしまいます。

そんなときに、この「図のリンク貼り付け」を知っておくと
作成できる資料の幅が広がります。

覚えておくと便利ですよ。

 

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佐藤まき

女性の個人起業家の方を対象に、ビジネスを効率よくするためのパソコン活用法についてレッスン・講座を開講。他に名刺やレシピ・テキストなどいろいろ使えるデザインテクや、ブランディングにつながるホームページの作成などについてもアドバイスもしています。家族との時間、自分時間をもっと大事にしたいから、仕事はどんどん効率よく! がテーマです。